Übergreifende Module

Das Dokumentenmanagement verwaltet, auf Wunsch, alle systemgenerierten und externen Dokumente. Die Groupware (Collaborator) mit E-Mail, Adressbuch, Aufgabenmanager, Terminplaner und Short Messenger, stellt eine transparente Kommunikation mit internen wie externen sicher. Das Projektmanagement bietet die Möglichkeit, Projekte dispositiv wirksam zu steuern, durchzuführen und zu analysieren. caniasERP KMS unterstützt das Unternehmen dabei, Wissen aus Daten zu generieren und ermöglicht es, das gesamte Wissen zu durchsuchen und zu bewerten. Business Process Management (BPM) bildet die individuellen Prozesse des Unternehmens ab, führt sie durch, überwacht und steuert sie.

Dokumentenmanagement mit caniasERP
Das Dokumentenmanagementmodul DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (caniasERP DOC) verwaltet die Vielzahl von Dokumenten und Belegen, die bei den täglichen Geschäftsprozessen entstehen und ermöglicht deren effiziente Weiterverwendung. Die Zielsetzung des Moduls ist es, im Unternehmen erzeugte digitalisierte Dokumente zentral zu speichern. Neben der einmaligen Archivierung in einem einheitlichen System zählen Verschlagwortung und Verknüpfung zu anderen Dokumenten zu den Grundfunktionalitäten von  caniasERP DOC. Sowohl die Anzahl zu verwaltender Dokumente als auch die Notwendigkeit, behördlichen und rechtlichen Interessensgruppen (z.B. Steuerprüfern) die Unternehmensdaten in vorgeschriebener elektronischer Form zur Verfügung zu stellen, machen die Anbindung des Dokumentenmanagementsystems an die Unternehmenssoftware besonders wichtig. Die vollständige Integration des  caniasERP DOC-Moduls in das Gesamtsystem sowie seine Verzahnung mit anderen Funktionsbereichen werden in der Grafik veranschaulicht.


Archivierung interner Belege

Vertriebs- und Einkaufsbelege werden bei ihrer Erzeugung automatisch als Dokumente in  caniasERP DOC gespeichert. Darauf kann jederzeit – auch aus anderen Funktionsbereichen des Systems heraus – zugegriffen werden. So erlaubt beispielsweise eine im Finanzbuchhaltungsmodul hinterlegte Verlinkung den direkten Zugriff auf eine Lieferantenrechnung, die in der Rechnungsprüfung erfasst und eingescannt wurde.


Archivierung externer Belege

Alle externen Dateien beliebiger Formate können in der vorhandenen Ordnerstruktur abgelegt werden.


Verschlagwortung von Dokumenten

Die Funktion der Verschlagwortung in caniasERP DOC hilft bei der Organisation von dokumentenbasierten Unternehmensprozessen und gewährleistet die gesetzlich vorgeschriebene Wiederauffindbarkeit von Dokumenten.


Archivierung
Mithilfe einer Schnittstelle zu einer Partnersoftware besteht die Möglichkeit, Dokumente gesetzeskonform zu archivieren (Zertifizierung nach IDW PS 880). Darüber hinaus unterstützt  caniasERP DOC den Änderungsindex und das Historisierungsdatum.


Effiziente Dokumentenverwaltung

Da zu einem Geschäftsvorfall in der Regel mehrere Dokumente erzeugt werden, können diese in  caniasERP DOC dem jeweils gültigen Sachverhalt zugeordnet und in einer Dokumentenmappe abgelegt werden – unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Dokumente handelt und in welchem Format diese vorliegen. Eine solche Zuordnung ist insbesondere im Projektgeschäft von großem Interesse: Sie ermöglicht neben einer lückenlosen Dokumentation einen schnellen Zugriff auf die jeweils relevanten Belege. Sicher vor unberechtigtem Zugriff abgelegte Dokumente können – genauso wie gesamte Ordner – gruppiert werden und ermöglichen dem Anwender ein übersichtliches, strukturiertes Arbeiten. Auch die verursachungsgerechte Verknüpfung von internen Belegen, z.B. mit Kunden- oder Lieferantenstammdaten, sowie deren Ablage in automatisch dafür erzeugten Ordnern sorgen für eine höhere Transparenz. Alle archivierten Dokumente können um Notizen und weitere Dokumente ergänzt werden. Deren Weiterbearbeitung ist in Form von E-Mail-Versand, Faxen, Drucken oder Speichern auf einem anderen Datenträger möglich. Wie im gesamten System  caniasERP unterliegt auch die Verwaltung von Dokumenten einer flexiblen Benutzerberechtigungslogik. Damit können unterschiedlichen Benutzern verschiedene Berechtigungen für das Anzeigen, Hinzufügen und Ändern vergeben werden. Alle im Dokumentenmanagementsystem archivierten und mit einem Kunden verknüpften Daten lassen sich im Modul  caniasERP CRM aufrufen und für Vertriebs- oder Marketingzwecke nutzen. So können beispielsweise Dokumente aus  caniasERP DOC bzw. HTML-Vorlagen für die Durchführung von Mailings verwendet werden. Dafür steht ein Pool mit Vorlagen zur Verfügung, die mit dynamischen Parametern für das jeweilige Mailing befüllt werden und für einen einheitlichen Auftritt des Unternehmens sorgen.

Integrationsvorteile

Eine zentrale Archivierung von Dokumenten, die sich entlang der Wertschöpfungskette ergeben, gehört mittlerweile zum Unternehmensalltag. Genauso spielt ein vollständig in die ERP-Gesamtlösung integriertes Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle im Bereich der konsistenten Datenhaltung und Optimierung von Informationsprozessen. Durch die nahtlose Einbindung des Dokumentenmanagements entfallen sowohl die aufwendigen Schnittstellen als auch Dokumentenverknüpfungen zu externen Systemen. Damit werden viele Kommunikations-/Informationsbrüche vermieden, die Datenqualität und Transparenz gesteigert und die Abläufe beschleunigt.

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