Personal

Personalmanagement (HCM) übernimmt planende, verwaltende und steuernde Aufgaben in Bereichen wie Stellenplanung, Bewerber- und Fortbildungsmanagement sowie Mitarbeiterbewertung.
In der digitalen Personalakte können alle mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumente abgelegt werden. Personalinformationen, die in vielen betriebswirtschaftlichen Prozessen erforderlich sind, können in caniasERP zentral organisiert und in die jeweiligen Prozessabläufe eingebunden werden.

Personalmanagement mit caniasERP
Das Personalmanagementmodul caniasERP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (caniasERP HCM) unterstützt Unternehmen dabei, Personalmanagementprozesse – von der Mitarbeiterbedarfsmeldung bis zur Berichterstattung zu strukturieren und zentral zu verwalten. Sowohl operative als auch strategische Aufgaben der Personalabteilung können damit effizienter und vor allem nachhaltiger umgesetzt werden.

Die Personalmanagementkomponente ist vollständig in das Gesamtsystem caniasERP integriert – ihre Einbindung wird in der aufgeführten Grafik veranschaulicht.

Stellenmanagement

Im Bereich des Stellenmanagements geht es darum, die Organisationsstruktur realitätsgetreu mit ihren Stellen und der zugewiesenen Belegschaft abzubilden. Die Stellenanforderungen erfassen dabei strukturiert die erforderlichen Mitarbeiterqualifikationen und -schulungen, benötigte Fremdsprachenkenntnisse, sowie die benötigte Ausbildung der Mitarbeiter. Des Weiteren werden an dieser Stelle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse erfasst und verwaltet.

Zur besseren Übersichtlichkeit werden die Mitarbeiter des Unternehmens explizit einer Stelle zugewiesen und mit dieser verknüpft, sodass sich aus der Stellenstruktur das Unternehmens- und Mitarbeiterorganigramm ergibt.

Bewerbermanagement
Im Falle einer unbesetzten Stelle kann in caniasERP HCM eine Personalbedarfsmeldung generiert werden, die im Folgenden Gegenstand eines Bewerbungsverfahrens wird. Die Einteilung dieses Verfahrens in Projektschritte und die Definition von Arbeitspaketen ist eine wichtige Maßnahme für die erfolgreiche Durchführung der Stellenbesetzung. Durch das Bewerbungsverfahren entstehende Kosten können im Personalmanagementmodul hinterlegt und die dazugehörigen Zeitungsanzeigen o. Ä. aufgenommen und verwaltet werden. Die eingehenden Bewerbungen werden in der Bewerberdatenbank erfasst, dem Verfahren selbst sowie den ausgeschriebenen Stellen zugewiesen und hinsichtlich ihrer Tauglichkeit bewertet. Darauf folgen die Einladung, Durchführung und Bewertung der Bewerbungsgespräche sowie das Angebot und die Vertragsunterzeichnung. Der gesamte Prozess wird durchgängig in caniasERP HCM organisiert und gesteuert.

Die Bewerberdatenbank enthält klassische (Pflicht-)angaben sowie Kontaktmöglichkeiten und weitere aus den Bewerbungsunterlagen ersichtliche Informationen wie Ausbildungsgrade, Sprachkenntnisse, Erfahrungen und Qualifikationen sowie Referenzen und Gehaltsvorstellungen. Selbstverständlich können die Bewerbungsdokumente elektronisch der digitalen Personalakte angehängt und mit einem webbasierten Bewerbermanagement gekoppelt werden.

Personalakte
Im Falle der Einstellung werden alle Informationen aus dem Bewerbungsprozess in die Personalakte von caniasERP HCM übernommen und um weitere relevante Daten (gesetzliche Angaben, Schichtplanung, zugewiesenes Inventar, Schulungs- und Fortbildungsplanung, etc.) ergänzt. Im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses wächst die Personalakte um Fehlzeiten, Auszeichnungen und Ergebnisse der wiederkehrenden Mitarbeiterbeurteilung.

Performance Management
Mithilfe des Performance Managements von caniasERP HCM werden periodische Beurteilungen der Mitarbeiter gesammelt und strukturiert. Darin kann die Entwicklung der Fähigkeiten durch die Personalabteilung betrachtet und mit der persönlichen Karriereplanung des Mitarbeiters sowie den Unternehmenszielen verglichen werden. Auf Grundlage von identifizierten Abweichungen können entsprechende Schulungsmaßnahmen geplant und bewertet werden. Alle vorliegenden Informationen werden von Personalverantwortlichen bei der Ermittlung des sogenannten Leistungsindex (auch Performance Score genannt) einbezogen, um eine möglichst objektive Bewertung der Mitarbeiter zu erreichen. Damit sorgt das Performance Management für eine gezielte Orientierung der Personalentwicklung an den Unternehmenszielen, bei gleichzeitiger Berücksichtigung persönlicher Mitarbeiterwünsche und -potenziale.


Fortbildungsmanagement

Das Fortbildungsmanagement dient der effizienten Planung von Schulungen, Beschaffung von Ressourcen sowie Ermittlung passender Teilnehmer und deren Bewertung. Hierbei kann es sich sowohl um interne als auch externe Schulungen handeln, mit Pflichtveranstaltungscharakter oder auf freiwilliger Basis. Neben der Bewertung der durchgeführten Schulung, ist auch das Überprüfen von Leistungszielen ihrer Teilnehmer möglich.

Self Service

Im Bereich „Self Service HCM“ können Mitarbeiter Anträge auf Schulungen stellen und dem Arbeitgeber ihren Schulungsbedarf melden. Auch die Ergebnisse der Leistungskontrollen, die im Rahmen dieser Schulungen durchgeführt werden, können hier eingesehen werden. Weitere Funktionalitäten dieser „Selbstbedienungszentrale“ erlauben den Beschäftigten sich krank zu melden, einen Urlaubsantrag einzureichen oder sich auf intern ausgeschriebene Stellen zu bewerben. Damit erhält jeder Mitarbeiter auch einen Einblick in die freigegebenen Bereiche seiner eigenen Personalakte.

Die über Self Service eingereichten Urlaubsanträge werden mithilfe des Moduls caniasERP BPM (Business Process Management) entsprechend der Unternehmens- und Entscheidungshierarchie bewilligt. Hierbei werden selbstverständlich auch Situationen berücksichtigt, die zu Verzögerungen im Freigabeprozess führen können. Dafür werden Automatismen eingerichtet, die solche Fälle unternehmensindividuell regeln. So kann beispielsweise ein drei Tage lang nicht bearbeiteter Urlaubsantrag an die nächste Instanz weitergeleitet werden, um eine zeitnahe Rückmeldung an den Mitarbeiter sicherzustellen.

Austritt

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, impliziert sein Ausscheiden eine Reihe von administrativen Tätigkeiten, die von Personalverantwortlichen und Vorgesetzten veranlasst werden müssen. Damit der Austrittsprozess reibungslos verläuft, wird dieser sorgfältig von caniasERP HCM begleitet. Dabei achtet das System darauf, dass keine wichtigen Dinge in Vergessenheit geraten und beispielsweise ausgegebene Schlüssel oder anderes Inventar vom Mitarbeiter quittiert zurückgegeben werden. Auch der Übergang eines Mitarbeiters zu einem anderen Mandanten erfolgt komplett automatisch.

Reporting

Das Personalcontrolling wird mittels caniasERP HCM Report Wizard automatisiert. Damit können alle wichtigen Personalkennziffern „auf Knopfdruck“ ausgelesen werden. Durch zielgerichtete Auswertungen und individuelle Gestaltung des Personalberichtswesens wird das Controlling stark vereinfacht – zeitraubendes und inkonsistentes Controlling gehört damit der Vergangenheit an.

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