Einkauf

Das System optimiert und unterstützt die Lieferantenbeziehungen zur weltweiten, automatisierten Materialbeschaffung. Kontrakte, integrierte Rechnungsprüfung und Preisvergleichsreports bieten zusätzlichen Komfort.

Rechnungsprüfung mit caniasERP
Das caniasERP Rechnungsprüfungsmodul VERIFICATION (caniasERP VER) hat die Aufgabe, eingehende Rechnungen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen, um eine sachgerechte Verwendung von Daten in den nachgelagerten Buchhaltungsprozessen sicherzustellen. Das Modul ist eine Instanz, die Informationen und Sachverhalte plausibilisiert und an andere Bereiche weitergibt. Die Einbindung des Rechnungsprüfungsmoduls in das Gesamtsystem wird im Folgenden erläutert und anhand der aufgeführten Grafik schematisch veranschaulicht.

Integrierte Rechnungsprüfung auf Basis von Bestellungen

Bei einer Bestellung und der anschließenden Lieferung der angeforderten Ware wird im ERP-System einerseits die Bestellung im Bereich des Einkaufs erfasst und andererseits der Wareneingang im Bereich der Bestandsführung gebucht.

Zur Durchführung der integrierten Rechnungsprüfung ist es erforderlich, einen Bezug zu diesen Belegen herzustellen. Der Anwender kann in caniasERP VER das System komfortabel nach der in Frage kommenden Bestellung oder dem Wareneingang mit Hilfe entsprechender Kriterien (Lieferanten-, Bestellnummer, Datum, etc.) durchsuchen. Hierbei werden Preise aus den Bestellungen und Mengen aus dem Wareneingang (ggf. um Rücklieferungen bereinigt) vorgeschlagen.

Nach der erfolgten Zuordnung wird die vorliegende Rechnung auf sachliche und rechnerische Korrektheit überprüft. In diesem Zuge wird automatisch kontrolliert, ob die in Rechnung gestellte Ware tatsächlich eingegangen ist. Selbstverständlich können auch Rechnungen für Bestellungen geprüft werden, die keinen Wareneingang nach sich ziehen. Bei der Durchführung einer wertmäßigen Vereinnahmung können (analog zu Bestellungen mit Wareneingang) auch Mengen geprüft werden.

Werden im Rahmen der Rechnungsprüfung in caniasERP VER Unstimmigkeiten festgestellt, so muss die Ursache geklärt und die Rechnung ggf. nachbearbeitet werden. Solche Rechnungen mit Abweichungen können, genauso wie vorerfasste aber noch nicht vollständig bearbeitete Rechnungsprüfungsbelege, im System „geparkt“ werden – sie warten auf ihre Weiterbearbeitung und sind für die Weitergabe an die Finanzbuchhaltung zunächst gesperrt. Sobald keine Differenzen mehr auftreten, können die Buchung und Übergabe der Rechnung an die Finanzbuchhaltung und andere Module erfolgen. Dies geschieht entweder belegweise manuell oder in Form einer automatisierten Stapelübergabe.

Zusammenspiel mit anderen Modulen
Anhand der Belege, die bei der Rechnungsbuchung erzeugt werden, gibt caniasERP VER Informationen an integrierte Module weiter bzw. nutzt Daten von anderen Funktionsbereichen:
Mit dem Buchen der Eingangsrechnung erzeugt das Modul caniasERP VER einen offenen Posten auf dem Kreditorenkonto der Finanzbuchhaltung caniasERP FIN. Dieser wird im Rahmen des Zahllaufs zur Zahlung vorgeschlagen.

Über die Kontierung innerhalb der angesprochenen Sachkonten werden Daten an das Kostenrechnungsmodul caniasERP COS übergeben. Neben der Kontierung auf eine Kostenstelle, ist auch eine Kontierung auf Kostenträger, Projekte, etc. möglich.


Bei der Kontierung auf Anlagennummern besteht die Möglichkeit, Nachaktivierungen direkt einer bestimmten Anlage zuzuordnen. Des Weiteren können Eingangsrechnungen für neu beschaffte Anlagen nach der Übernahme in die Finanzbuchhaltung auch in die Anlagenbuchhaltung caniasERP ASS übergeben werden.

Mit der Verbuchung einer Rechnung in der Finanzbuchhaltung fließen Informationen auch in das Basis- und Stammdatenmodul caniasERP BAS. So wird beispielsweise der letzte Einkaufspreis in den Stammdaten des jeweiligen Artikels aktualisiert und geht in die Berechnung des gleitenden Durchschnittspreises ein.


Darüber hinaus ist das Rechnungsprüfungsmodul in die Lieferantenbewertung der Qualitätssicherung eingebunden. Durch seine Integration in das Qualitätsmanagement caniasERP QLT werden auch Qualitätssicherungsprozesse wie Nacharbeit und Rücksendungen berücksichtigt.

Selbstverständlich können auch Verknüpfungen zu den im Dokumentenmanagement caniasERP DOC abgelegten Rechnungen erstellt werden.

Manuelle Rechnungsprüfung

Nicht jeder Rechnung liegt eine Bestellung zugrunde. Deshalb können in caniasERP VER auch manuelle Rechnungen ohne Bestellbezug erfasst werden. Dazu sind die Daten der Rechnung manuell in das System einzupflegen. Dabei können neben den allgemeinen Informationen wie Belegdatum und Zahlungskondition auf Kopfebene auch Kontierungsdaten wie Sachkonto, Kostenstelle u.a. auf Positionsebene hinterlegt werden. Die Übernahme von manuell erfassten Rechnungen verläuft analog zur integrierten Rechnungsprüfung auf Basis von Bestellungen.

Gutschriften und Bezugsnebenkosten

Wird gelieferte Ware vollständig oder teilweise an den Lieferanten zurückgeschickt, so kann entweder eine Gutschrift oder eine Belastung erfasst und dabei auf die bereits eingegangene Rechnung referenziert werden. Bezugsnebenkosten wie Fracht, Verpackung, etc. können entweder direkt den jeweiligen Rechnungspositionen zugeordnet oder anteilsmäßig nach verschiedenen Kriterien wie Positionswert oder Menge auf die einzelnen Positionen verteilt werden.

Auswertungen

Alle in caniasERP VER vorliegenden Informationen stehen für Preisanalysen sowie Analysen von Preisentwicklungen und Preisvergleiche zur Verfügung.

Vorteile der Integration

Ein großer Vorteil von caniasERP ist der hohe Integrationsgrad. So greift das Rechnungsprüfungsmodul auf die Daten der vorgelagerten Funktionsbereiche wie Einkauf und Bestandsführung zurück, verarbeitet diese und gibt die Informationen direkt an die Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, den Materialstamm und das Qualitätsmanagement sowie andere Funktionsbereiche weiter. caniasERP VER schließt Fehler durch falsche Eingaben weitgehend aus und sorgt für konsistente und schlüssige Daten, ohne dabei auf manuelle Eingriffsmöglichkeiten zu verzichten.

Kriegsstraße 100
76133 Karlsruhe


T: +49 (0) 721 964 16 10

F: +49 (0) 721 964 16 40

vertrieb@caniaserp.de

Copyright 2017 - Industrial Application Software GmbH - All Rights Reserved